Учебный портал для Supply College

Задача заказчика

• Внедрить автоматизацию, исключить «ручное» планирование обучения для каждого сотрудника
• Упростить экспертизу — автоматизировать данные по квалификации и планированию обучения сотрудников
• Сократить бюджет — вместо отдельных «живых» тренингов ввести дистанционное обучение для всех работников
• Улучшить методологию — устранить ошибки присвоения квалификаций и ролей, повысить качество обратной связи

Предыстория создания

В компании Mars периодически сотрудники должны подтверждать квалификации, от которых зависит доступ к работе.

• 400 профилей роли.
• 210 квалификаций.
• 500 учебных материалов.
• 10 внешних аудитов.
• 10 фабрик.
• 3500 сотрудников.
• 53000 часов обучения.
• 26000 часов дистанционного обучения.

До внедрения системы WebSoft в компании информация о пройденном обучении хранилась в нескольких системах. Сотрудники не имели доступа к просмотру статуса своего обучения. Информация была доступна только от непосредственного руководителя или на стендах, размещенных около учебных классов.

За прохождение обучения на каждой фабрике отвечают Supply College. Для планирования проводимого обучения использовались Excel-файлы и ручной документооборот. Используемые методы в большинстве случаев приводили к ошибкам.

Обновленная система должна была позволить автоматизировать основные процессы, связанные с обучением сотрудников, уменьшить количество ручной работы при планировании и проведении обучения, а также обеспечить сотрудников возможностью отслеживать статус своих квалификаций.

Процесс обучения

1. Профиль роли

Сотрудник в зависимости от должности, фабрики и участка, где работает, имеет профиль роли, включающий квалификации для обучения и подтверждения допуска к работе. Квалификация может содержать:

• Электронный курс.
• Очный тренинг.
• Аттестацию с комиссией.
• Тестирование.
• Собеседование.

2. Планирование

Эксперт планирует обучение для сотрудника, учитывая график работы, время проведения и формат обучения.

3. Обучение и проверка знаний

Сотрудник проходит очный или дистанционный формат обучения, после которого проверяются полученные знания с помощью теста или аттестации с комиссией.

4. Допуск к работе и документация

После успешного получения или подтверждения квалификации сотрудник допускается к работе на участке. Эксперт обучения формирует приказ о его допуске.

5. Обратная связь по проведенному обучению

Для улучшения качества и эффективности обучения сотруднику предлагается оставить обратную связь.

Проблемы сотрудников

• Отсутствие доступа к системе обучения.
• Нет возможности управлять обучением.
• Недостаток коммуникации сотрудника и руководителя.
• Руководители не могут отслеживать статусы по допускам к работе.
• Нет возможности оставить обратную связь по обучению.

Проблемы Supply College

• Отсутствие платформы для дистанционного обучения.
• Использование нескольких систем.
• Много ручной работы — большой риск ошибок.
• Excel-файл для планирования обучения.
• Ручной документооборот.
• Отсутствие минимального анализа эффективности обучения.

Цель проекта

Внедрение единой и стабильной системы для поддержания бизнес-процессов, связанных с обучением.

Реализация

Портал включает больше 7 бизнес-процессов по автоматизации обучения и проверки знаний сотрудников в компании. При реализации проекта мы смогли адаптировать пользовательские сценарии для десятка бизнес-ролей, сделав выполняемые функции удобными, быстрыми и эффективными для участников процесса.

Главная страница

На главной странице и в личном кабинете пользователи могут:

• Посмотреть информацию о назначенном обучении.
• Перейти к администрированию процесса обучения.
• С помощью панели быстрого доступа перейти к нужным функциям.
• Посмотреть новости.

Профиль роли

Профиль роли — это набор квалификаций, соответствующий сотруднику по должности, фабрике и участку. На портале может ознакомиться со статусом и результатами обучения, а также дальнейшими шагами для развития. Срок квалификации изменяется в зависимости от того, сотрудник проходит адаптацию в компании или обучается повторно.

Эксперты и руководители могут посмотреть аналитику по обучению подчиненных сотрудников.

Обучение сотрудника может включать не только профиль роли, но и развитие дополнительных компетенций и навыков, а также карьерный рост с помощью квалификационных уровней в рамках своей должности или в другой профессиональной области.

Календарь очного обучения

Календарь доступен в трёх видах:

1. Календарь для сотрудника с отображением запланированного обучения.
2. Календарь планирования для экспертов с возможностью отслеживания запланированного и проведенного обучения в рамках периодов. Для создания мероприятия доступна форма с возможностью заполнения основных сведений и указания параметров для планирования. Относительно выбранных настроек система согласно алгоритму подбирает участников из списка сотрудников, которым требуется получить, подтвердить или закрыть просроченную квалификацию.
3. Расписание для тренеров и членов аттестационных комиссий с возможностью просмотра мероприятий, которые они проводят.

Панель руководителя

Руководителю доступна вся информация по обучению его подчинённых. В числе возможностей:

• Просмотр статуса квалификаций подчиненных.
• Просмотр запланированного обучения.
• Подача заявки на дополнительное обучение сотрудников и мониторинг их согласования.
• Скачивание приказов об отстранении или распоряжения.
• Просмотр результатов тестирования сотрудников и анализ ошибок.

Документация и отчётность

Результаты обучения и аналитические выкладки можно систематизировать. После того, как сотрудник прошёл обучение, на портале можно сформировать следующие документы:

• Приказы на отстранение сотрудников от работы, если квалификация не была вовремя подтверждена.
• Распоряжения о допуске сотрудников к работе.
• Протоколы по проведенному обучению.

Эксперты и администраторы могут формировать отчётные документы: о проведённом обучении, о статусе квалификации, о просроченных квалификациях, отчёты по обратной связи и другие.

Обратная связь

Для сбора обратной связи автоматически формируются анкеты с вопросами по проведенному обучению. Сотрудник может заполнить их в течение двух недель, при этом ему будут периодически приходить уведомления и появляться напоминания о необходимости оставить обратную связь.

Для увеличения процента сбора обратной связи были разработаны элементы, которые мотивируют заполнить анкету.

Администрирование портала

На портале реализованы функции по настройке обучения для экспертов и администраторов, такие как:

• Проверка корректности профилей роли, тестов, учебных программ.
• Добавление дополнительных квалификаций для сотрудников.
• Создание и редактирование профилей роли.
• Согласование заявок на дополнительное обучение.
• Создание и редактирование тестов.

Электронная библиотека

В библиотеке представлены материалы для подготовки к обучению, развитию компетенций и навыков. Сотрудник может добавить их в избранное для быстрого доступа и поиска необходимой информации.

Техническая реализация

Проект реализован с помощью системы WebSoft 2019.1.3.68, размещенной на платформе Microsoft Azure. Система используется по модели обслуживания SaaS.

Результаты внедрения

Благодаря внедрению прозрачной системы обучения:

• Выявлены и исправлены ошибки в бизнес-процессах по обучению.
• Оптимизировано время работы экспертов по обучению.
• Сокращено количество замечаний при проведении аудитов в компании.
• Сокращён бюджет, затрачиваемый на обучение.
• Повышено общее соответствие стандартам.

↑30% Оптимизация времени экспертов обучения.
↓20% Сокращение бюджета.
↓90% Замечания по аудитам.
↑12% Обучение новых сотрудников.
↑5% Соответствие стандартам.
↑3% Соответствие профилю роли.

Планы и перспективы

Проект активно развивается и в будущем запланировано:

• Добавление новых видов обучения (вебинары).
• Добавление структуры производственных компетенций для оценки сотрудников.
• Оптимизация процесса адаптации.