Адаптация на платформе BoxBattle
Уже давно хотела структурировать наш опыт в организации адаптации персонала с помощью инструмента BoxBattle. В общем, делюсь.
История «автоматизации» адаптации персонала в нашей компании
2014 год. Мы структурировали всю информацию, которую хотим передать нашим стажёрам, в формате тетрадей. Это были рабочие тетради с ссылками, текстами, картинками и возможностью делать свои собственные записи. Однако уже на первых стажёрах поняли нашу оплошность: в тетрадях были ссылки, которые стажёрам приходилось перебивать вручную. Да, как IT-компанию нас это не красило, и выживали при этом самые устойчивые. Наиболее понятным решением в этом случае стала пересылка стажёру электронной версии тетради, а также выдача бумажной версии, чтобы делать заметки и фиксировать вопросы наставнику. Ну, такой вариант «костыля» получился.
Плюс у такого подхода все равно был – систематизация и порционность информации, чтобы не вываливать на стажёра «всё и сразу». Минусы очевидны: неудобно использовать, сложно обновлять (в то время, как что-то общее менялось в компании, нужно было обновить 8 тетрадей и перевыпустить тираж).
2016 год. Мы автоматизируем нашу адаптацию сотрудников на базе ПО WebTutor. Мы, как компания, которая занимается автоматизацией HR-процессов на базе WebTutor, смогли «обуть себя в сапоги» и автоматизировать адаптацию наших сотрудников на базе ПО WebTutor.
-
Разработали пул типовых должностей: руководитель проектов, менеджер по продажам, педагогический дизайнер, иллюстратор, разработчик курсов, аналитик, программист и тестировщик. Чуть позднее добавили специалистов службы сервиса.
-
Разработали типовую программу адаптации для каждой должности. Каждая программа адаптации включала в себя набор базовых учебных задач, которые обычно выполняет сотрудник на такой должности. И ещё одну маленькую программку адаптации для сотрудников, которых мы не смогли отнести ни к одной типовой должности. Она включала в себя небольшое знакомство с компанией, набор полезных ссылок и курсов.
-
Разработали агент автоматического назначения программ адаптации в зависимости от должности.
В общем, чудесно зажили. Наставники сбросили с себя груз ответственности по донесению информации до стажёров, всё было систематизировано, отслеживалось по срокам, и стажёры самостоятельно обращались к наставникам, если у них возникали сложности на том или ином этапе.
Почему мы решили поменять существующую систему
Через какое-то время накопилось определённое количество профилей в системе, и HR-служба пыталась это всё поддерживать. Если внутри компании происходили изменения в регламентах или стандартах, нужно было обновить ссылки или даже задания в программах адаптации. Понятно, что присутствовало влияние человеческого фактора. Не все программы адаптации были абсолютно равнозначны. В 2021 году, когда вышло очередное обновление BoxBattle, мы решили перенести наши программы адаптации на новый инструмент.
Причины для этого очень простые:
-
Интерфейс инструментов, с которыми работает новый сотрудник, должен быть современным, ориентированным под мобильные устройства.
-
Возможность использовать инструменты геймификации для вовлечения пользователя в учебный процесс.
-
Один исходный элемент по каждой теме, который несложно поддерживать в актуальном состоянии. Этот элемент становится доступен различным группам при настройке прав доступа.
-
Этот инструмент разрабатывает наша компания, было бы странно его не использовать. Тем более, что разработчики чутко прислушиваются ко многим правкам, поступающим со стороны HR-службы.
Однако, поменять инструмент – это только полдела, нужно было переструктурировать наши программы адаптации. Мы попытались представить, какие знания потребуются каждой должности в зависимости от того, в каком направлении работает сотрудник.
К структурированию программ адаптации применяется два принципа:
-
От общего к частному. На нём строятся программы адаптации сотрудников, которые работают в подразделении разработки. В этом случае погружение в тему идёт от более общих понятий, например, «Что такое электронные курсы», «Как проектировать электронные курсы по работе с ПО».
-
Принцип последовательного выполнения операций. На таком принципе строятся программы адаптации сотрудников отдела продаж и управления проектами. В рамках программы адаптации новый сотрудник последовательно пробует выполнять те операции, которые последовательно выполняются на этих должностях.
Каждый квест содержит в себе различного рода задания, например:
1. Ссылки на материалы: познакомиться с правилами внутреннего распорядка, инструкциями операций по должности, различными сервисами и бонусами для сотрудников.
2. Тестирование в режиме боя-викторины с живым человеком (например, наставником) или с ботом. Таким образом мы проверяем знание регламентов и правил работы по той или иной должности. Важно, чтобы сотрудники трудились в рамках одних правил, что позволит легче понимать друг друга.
3. Электронные курсы. Было бы странно, если бы мы не использовали наши электронные курсы по развитию гибких навыков у всех категорий сотрудников.
4. Задание для проверки. Это самое «сладенькое». В этом случае можно посмотреть, как сотрудник изучил материал, насколько научился работать с необходимыми инструментами. Мы разработали ряд практических заданий для большинства типовых должностей. Выполненное задание стажёр направляет своему наставнику. Для получения «зачёта» по таким задачам наставник в своём интерфейсе должен дать развёрнутый комментарий по заданию, принять или не принять выполнение задачи.
Выполнение таких заданий на этапе стажировки не влияет на выполнение текущих проектов, так как стажёры тренируются на «кроликах» – проектах, которые уже сданы Заказчику. Наставник может вовремя скорректировать работу стажёра, дать обратную связь, на что стоит обратить внимание.
После прохождения последнего квеста стажёр получает бейджик, например, «иллюстратор-новичок» или «программист-новичок».
Перенос программ у нас занял порядка четырёх месяцев, так как предстояло не только всё технически перенести, а ещё и перегруппировать, актуализировать программы. Понять, какие элементы у различных групп должны быть одинаковые, а какие отличаться.
-
Все материалы, по которым проходят адаптацию сотрудники, актуальны и находятся в одном месте.
-
Для сотрудников различных направлений есть общие материалы, в этом случае нагрузка на обновление этих материалов снижена.
-
Снижены затраты времени наставника во время стажировки, так как наставник реагирует только на точечные запросы, может спланировать своё время.
-
Повышена эффективность программ стажировки: 82% стажеров приняты на работу (ранее показатель был 76%).
-
Свой живой инструмент, который постоянно дорабатывается командой разработчиков.
Что в результате:
Отзывы сотрудников
Мы решили уточнить у самих сотрудников, насколько им удобно проходить адаптацию в BoxBattle. Для этого опросили тех, кто недавно проходил квест-знакомство с компанией. Публикуем полученные отзывы.
Алина, веб-дизайнер:
«Обучение проходило в непривычной для меня форме, что очень интересно. Все задачи и действия, которые предстоит делать, описаны детально и наглядно представлены. Так же мне понравился раздел, где рассказывается, какие компания создает курсы. Удобно, что ты сам можешь попробовать все пройти и посмотреть, как они должны выглядеть».
Екатерина, веб-дизайнер:
«Было интересно и задумка очень крутая, особенно для адаптации сотрудников. Чувствуется, что компания старалась сделать адаптацию для стажёров максимально комфортно. Понравился дизайн с коробками».
Артём, руководитель проектов:
«Всё было классно. Я шёл работать без опыта в работах с системами и не понимал, что значит автоматизация HR-процессов. Так получилось, что помимо того, что узнавал, что это, этот самый процесс заменил мне всё остальное. Получился какой-то фильм Нолана. Ну и, разумеется, мои коллеги мне во всём помогали. Чувство плеча всегда было, и я был счастлив».
Ростислав, педагогический дизайнер:
«Около двух недель я проходил адаптацию. Каждый день был для меня очень насыщенным и информативным. Благодаря грамотно подобранным квестам и другим интерактивным заданиям, у меня получилось, как мне кажется, сформировать целостную картину своей зоны ответственности. Понравилось, что в каждом задании был элемент вызова к имеющемуся опыту. Приходилось ставить под сомнение накопленный багаж знаний и в этих муках оттачивать навыки. В итоге, адаптация скорее походила на решение увлекательной головоломки. А головоломки я люблю».
Какие планы дальше?
Перенести в наш BoxBattle типовые программы развития по большинству должностей. Как сделаем – обязательно расскажем.
