Чудеса на SaaS: как мы автоматизировали бизнес-процессы без потерь в компании Mars

Агеева Анастасия

31.08.2020

2872

9 минут

Можно ли автоматизировать HR-процессы?

Часто мне задают вопрос о работе. С уверенным видом отвечаю, что я аналитик и автоматизирую HR-процессы для корпоративного и государственного сектора. После этих слов замечаю, что люди, задававшие вопрос, делают удивленный вид и с непонимающим видом спрашивают: «Что такое автоматизация и HR-процессы?». И тут становится понятно, что за 4 года в компании у меня сложилось впечатление, что работа, которую мы делаем, проста и понятна, и никому в голову не придет уточнять, зачем это нужно. С такими вопросами сотрудники нашей компании сталкиваются не только когда общаются в семье или с друзьями, но и в профессиональной сфере. Когда аналитик, руководитель проекта или менеджер по продажам приезжает к заказчику и рассказывает про компанию и реализованные кейсы, коллеги воспринимают автоматизацию процессов, связанных с развитием сотрудников, как нечто запредельное, космическое и недостижимое. В такие моменты чувствуешь, что наша компания – это команда супергероев, которая пришла спасти человечество от ручной работы, стресса и направить людей на правильный путь. Мы поясняем коллегам, что каждый бизнес-процесс доступен для автоматизации и не требуется вести планирование мероприятий в файлах на компьютере, согласовывать заявки через почту или собирать обратную связь через Google-формы.

В этой статье рассказ пойдет о невероятном кейсе с компанией Mars. Наша компания трудится над проектом четвертый год, за это время преодолев много препятствий, решив задачи и достигнув бизнес-цели. Совместно с коллегами из отдела обучения команда переложила бизнес-процессы, связанные с подтверждением знаний, навыков и полученного опыта для допуска к работе, на автоматизированную систему управления развитием персонала.

Как мы попали на Mars?

В далеком 2016 году наша компания встретились с компанией Mars на конференции. В тот момент в Mars существовал бизнес-процесс получения квалификаций сотрудниками, которые впоследствии влияют на допуск к работе.

За развитием сотрудников в компании на производстве отвечает Supply College – отдел по планированию и проведению обучения, а также мониторингу и сбору аналитики о полученных знаниях, умениях, навыках сотрудников. В отдел входит 13 сотрудников, из них 9 экспертов на фабриках и 4 центральной команды.

Компания Mars в цифрах

• В Supply входит: производство, техническая служба, инженеры, CI команда, отдел безопасности.
• 10 фабрик.
• 3500 сотрудников.
• 400 профилей роли.
• 210 квалификаций.
• 500 учебных материалов.
• 53 000 часов обучения, из них 26 000 часов дистанционного обучения.
• 10 внешних аудитов.

Процесс обучения на должности заключается в следующих этапах

1. Для каждого сотрудника формируется типовой профиль роли, который выстраивается для него согласно типовой должности, фабрике и участку, на котором сотрудник работает. Профиль содержит набор квалификаций, которые требуется подтвердить для допуска к работе в компании. План обучения сотрудника на должности корректируется в зависимости от внешних факторов (например, требуется заменить коллегу на рабочем месте; повышение и продвижение по карьерной лестнице и другое) и добавления индивидуального обучения, направленного на получение дополнительных знаний, умений, навыков. Квалификация содержит типы учебных активностей:
   • Электронный курс.
   • Очный тренинг.
   • Аттестация с комиссией.
   • Тестирование.
   • Собеседование.
2. Эксперты, согласно профилю роли сотрудника, формируют для него обучение. Старт получения квалификации зависит от сроков действия, графика работы, времени проведения и формата.
3. После того как сотрудник прошел очное или дистанционное обучение по получению квалификации, для него планируется проверка знаний с помощью тестирования или аттестации с комиссией.
4. Если сотрудник успешно прошел обучение и проверку знаний, то получает допуск к работам на участке. Эксперт формирует приказ о допуске.
5. Для улучшения качества получаемых знаний периодично отдел обучения собирает обратную связь для корректировок в форматах подачи информации и контенте обучающих материалов.

От проблем к стремительному решению

Комплексная автоматизация в компании Mars внедрялась поэтапно и на каждом из них мы старались определить проблемы конечных пользователей для получения эффективного результата работы системы. Целевая аудитория разделилась на две группы: сотрудники компании и эксперты из Supply College.

Проблемы Supply College

1. Отсутствие платформы для дистанционного обучения.
2. Хранение информации по обучению в нескольких системах одновременно.
3. Планирование обучения сотрудников происходит в Excel-файле.
4. Формирование документов об обучении происходит вручную.
5. Отсутствие анализа эффективности проводимого обучения.

Проблемы сотрудников

1. Отсутствие доступа к системе обучения и, как следствие, к информации по получению квалификаций.
2. Недостаток коммуникации руководителя и сотрудника.
3. Руководитель не может отслеживать получение квалификаций своих подчиненных.
4. Отсутствие возможности делиться обратной связью по обучению.

Mars – компания, которая дарит тепло, улыбки и радость потребителям, создавая качественные товары и услуги. Для поддержания занятых позиций на рынке компания выращивает и развивает компетентных, ответственных и инициативных сотрудников. Поэтому целью проекта стало внедрение единой и стабильной системы для поддержания бизнес-процессов, связанных с обучением.

Портал обучения – единственное правильное решение

Портал обучения реализован на системе дистанционного обучения WebTutor 2019.1.3.68, размещенной на платформе Microsoft Azure. Система используется по модели обслуживания SaaS. На основе стандартного функционала мы смогли решить основные задачи проекта:

• Модули Дистанционное обучение и Тестирование позволяют проводить электронное обучение и проверку знаний сотрудников.
• С помощью модуля Учебный центр реализовано планирование и проведение очного обучения.
• С помощью модуля Библиотека реализована возможность просмотра материалов для изучения.

Для выполнения поставленных целей решили внедрить портал обучения и развития сотрудников, который делится на три смысловые части:

• административная – для планирования и проведения анализа результатов;
• обучающая – для отслеживания статуса квалификаций и прохождения обучения;
• управленческая – для просмотра результатов подчиненных сотрудников и печати сопровождающих документов.

Административная часть портала

Разработана для экспертов по обучению, которые могут выполнять следующие функции:

1. Планировать обучение подчиненных сотрудников через календарь. На платформе реализована возможность отслеживания запланированных мероприятий на фабриках и переход к созданию сессий. В форме создания эксперт указывает настройки предстоящего мероприятия, и система формирует согласно алгоритму список участников, которым требуется подтвердить, закрыть просрочку или получить новую квалификацию. Такой способ создания мероприятий оптимизировал работу экспертов, избавил от ручной обработки информации по срокам действия сотрудников, минимизировал ошибки и неточности при планировании.
2. После проведения мероприятия доступно завершение через интерфейсы портала и назначение тестов участникам при необходимости.
3. Поддерживать последние нововведения обучающих материалов и квалификаций по средствам процесса проверки корректности профилей роли, тестов, учебных программ.
4. Если процесс обучения на участке изменился или появились новые квалификации, на портале доступно создание тестов и изменение профилей роли.
5. Согласовывать заявки на дополнительное обучение сотрудников по смежным квалификациям.
6. Работать с закрывающими документами. Для того чтобы компания успешно проходила проверки контролирующих органов (например, Ростехнадзора), требуется готовить протоколы и приказы прохождения сотрудниками квалификационного обучения. До внедрения автоматизированной системы документы готовились вручную сотрудниками отдела обучения. Чтобы исключить типовые ошибки при формировании, на платформе реализован функционал формирования печатных форм протоколов, приказов после завершения мероприятий или прохождения аттестаций сотрудниками.
7. Проводить анализ информации по проведенному обучению с помощью отчетов. На портале доступно 10 видов отчетов, показывающих результаты квалификаций сотрудников в разных разрезах. Для оптимизации работы системы разработано отдельное приложение для формирования сложных отчетных форм. Сложность отчетов напрямую влияла на потребляемые ресурсы, выделенные для сервера компании в облачном решении Microsoft Azure. Приложение, разработанное с помощью языка C# и подключаемое к СДО WebTutor, периодично выгружает необходимую информацию для отчетов в промежуточную базу данных и при обращении к построению отчетов активируется, обрабатывает требуемую информацию и формирует файл Excel.

Как мы знаем, визуальное отображение результатов удобнее, чем просмотр информации в таблице. Поэтому в отчете по обратной связи для тренеров для формирования графического отображения информации используются стандартные библиотеки для формирования Excel в WebTutor. При выгрузке отчета на основе информации строится график, который демонстрирует результаты работы тренеров.

Обучающая часть портала

Разработана для сотрудников, которые могут выполнять следующие функции:

1. Просматривать статус квалификаций на странице профиля роли. На портале отображается статус и результаты обучения, а также шаги по дальнейшему развитию. Информация в профиле показывает актуальную информацию по срокам действия, которые изменяются в зависимости от того, проходит сотрудник адаптацию в компании или обучается повторно. Обучение сотрудника включает в себя не только обязательные квалификации, но также и развитие дополнительных компетенций и навыков по смежным должностям, а квалификационный уровень дает возможность развития и роста в должности.
2. Оставлять обратную связь по электронным курсам, мероприятиям и тестам. Анкеты формируются автоматически с вопросами, связанными с проведенным обучением. Сотрудник заполняет их в течение двух недель, при этом получая напоминания на почту о важности сбора обратной связи. Для этого процесса внедрены элементы геймификации, которые мотивируют пользователей отвечать на вопросы регулярно.
3. Скачивать обучающие материалы в библиотеке. Структура документов разделена на тематические блоки и направлена на подготовку к обучению, развитие компетенций и навыков в своей или смежных должностях. Сотрудник добавляет материал в избранное для быстрого доступа и поиска нужной информации.

Управленческая часть портала

Разработана для руководителей, которые могут выполнять следующие функции:

1. Просматривать полную информацию по обучению подчиненных сотрудников. Из панели руководителя для сотрудника доступны следующие возможности:
   • Анализ статуса квалификаций подчиненных.
   • Просмотр запланированного обучения.
   • Просмотр результатов тестирования сотрудников и анализ допущенных ошибок.
2. Подавать заявки на дополнительное обучение сотрудников. Периодично сотрудники замещают друг друга на участках, поэтому требуется развивать дополнительные компетенции. Для этого руководитель инициирует заявку на изучение тренинг-программ.
3. Работать с документами после обучения. Руководитель скачивает приказы об отстранении от работы и передает в соответствующие отделы компании, а также печатает распоряжения о допуске к оборудованию.

Главная страница портала

Подстраивается под конкретную роль сотрудника и предоставляет следующие возможности:

• Посмотреть информацию о запланированном обучении.
• Перейти к административным настройкам процесса обучения.
• Смотреть актуальные новости компании и отдела обучения.
• Переходить к нужным функциям через панель быстрого доступа.

Итоги внедрения

Система была запущена в эксплуатацию в феврале 2017 года. В течение трех лет были внедрены более 7 бизнес-процессов, которые связаны с обучением и подтверждением квалификаций сотрудников. Использование новой системы в компании дало свои результаты, вот некоторые из них:

• На платформе обучаются 3500 сотрудников.
• На 30% было оптимизировано время экспертов по обучению.
• На 20% был сокращен бюджет на обучение.
• На 90% снижены замечания по аудитам.
• Повышение показателя соответствия стандартам обучения на 5% и соответствия профилю роли на 3%.

Благодаря внедрению системы эксперты смогли выявить и исправить ошибки в бизнес-процессе обучения сотрудников и повысить процент обученности новых сотрудников на 12%.

Перспективы развития

За время работы портала обучения мы получили самую разнообразную обратную связь:

• «Первоначальное освоение Портала занимает много времени».
• «Теперь я могу видеть все свои тренинги и аттестации! Спасибо Supply College».
• «Мне видны все допуски моих сотрудников, и я сам могу печатать распоряжения. Это очень удобно».
• «Спасибо!!! Все хорошо! Все нравится!».

История развития портала обучения для сотрудников компании Mars не заканчивается, и мы строим большие планы совместно с Supply College, а именно:

1. Внедрение нового формата обучения – вебинар.
2. Оптимизация процесса адаптации для новых сотрудников.
3. Добавление структуры производственных компетенций и оценка персонала.

Завершение

Автоматизация процессов, связанных с образованием сотрудников, – это важная составляющая компаний. Теоретическая часть подготовки сотрудников к работе должна происходить под четким наблюдением экспертов, которые планируют, проводят обучение и проверку знаний сотрудников. Любая компания старается внедрять четкий процесс подготовки сотрудников на должности для высокой производительности и удовлетворенности сотрудников работой. Своевременное обучение и развитие работника напрямую влияют на мотивацию и дают гарантию для создания качественных продуктов и услуг в компании.

Если ваша жизнь связана с развитием персонала, и вы боитесь автоматизации, запомните – это не страшно. Для внедрения системы обучения достаточно начать с того, что требуется разложить процесс на шаги, понять, что в первую очередь реализовать и какие роли участвуют в процессе. Не бойтесь слов «автоматизация HR-процессов»! Каждый процесс можно переложить на автоматизированную систему и внедрить в компанию для оптимизации работы отделов.