Как мы готовим и проводим день открытых дверей в Лабмедиа

Кажется, что день открытых дверей начинается в тот момент, когда первый гость переступает порог офиса. На самом деле — гораздо раньше. Задолго до экскурсий, докладов, кофе и разговоров в кафетерии начинается череда встреч, звонков, таблиц, согласований и бесконечных сообщений в рабочих чатах.

Как всё начинается

Со стороны кажется, что всё просто: пригласили гостей, составили программу, открыли двери офиса. Но большая часть работы всегда остается за кадром.

Шаг первый. Найти ту самую пятницу

Казалось бы, что сложного — выбрать дату?

На самом деле именно с этого начинается всё. Нужно собрать в один день экспертов, организаторов, гостей и убедиться, что город не живет каким-нибудь крупным мероприятием.

Чаще всего мы выбираем четверг или пятницу. Особенно любим пятницу.

Во-первых, к нам регулярно приезжают гости из других городов. После насыщенного дня можно не спешить домой, а остаться в Ярославле на выходные, погулять по набережной, посмотреть исторический центр или просто сменить привычную обстановку.

Во-вторых, пятница сама по себе создает другое настроение. Рабочая неделя подходит к концу, люди уже меньше думают о бесконечных задачах и охотнее обсуждают идеи, делятся опытом и заводят новые знакомства. Именно такую атмосферу мы и стараемся создать.

Шаг второй. Собрать компанию

Часть гостей приходит благодаря нашим рассылкам, публикациям в соцсетях или новостям на сайте. Но есть и другая часть — те, кого мы приглашаем лично. Можно не просто отправить письмо с приглашением, а созвониться, узнать, как дела у клиента, что изменилось за последнее время, какие задачи сейчас стоят перед его командой.

По сути, именно с этого и начинается день открытых дверей. 

Шаг третий. Придумать программу

До сих пор не можем ответить на вопрос: что появляется раньше — программа или гости? С одной стороны, люди едут ради определенных тем и докладов. С другой — сама программа во многом зависит от того, кто зарегистрировался.

Если среди гостей много специалистов по обучению, хочется сделать больше практики. Если приезжают руководители — больше поговорить про стратегию, внедрение и результаты. Кому-то интересна адаптация, кому-то — искусственный интеллект, а кто-то приезжает разобраться, с чего вообще начать запуск обучения в компании. 

Поэтому универсального сценария нет. Есть каркас, который остается практически неизменным, а всё остальное мы подстраиваем под участников.

Для нас важно соблюсти баланс. Дать возможность получить новые знания на докладах и мастер-классах. Оставить время для вопросов во время круглого стола.

И обязательно найти место для обычного человеческого общения. Именно поэтому в программе всегда есть общий обед, кофе-брейки и вечерний фуршет. Очень часто самые интересные обсуждения начинаются вовсе не в конференц-зале, а с фразы:

— А у нас была похожая история…

Шаг четвертый. То, что остаётся за кадром

Есть подготовка, которую видят все. Например, программа мероприятия.

А есть подготовка, которую никто не замечает. Мы заранее бронируем ресторан, где пройдет общий обед. За несколько дней отправляем гостям небольшую анкету с выбором блюд. Благодаря этому в день мероприятия не приходится ждать, пока каждый изучит меню и сделает заказ. 

Параллельно заказываем подарки, печатаем программы, бейджи, проверяем списки участников, думаем о навигации и других мелочах, которые становятся заметны только тогда, когда чего-то не хватает.

За день до мероприятия

Кажется, что самое сложное уже позади. На самом деле начинается финальная проверка.

Забираем подарки и печатные материалы из типографии. Забавно, что в этот день у них тоже проходил день открытых дверей. Вместе с коробками нам вручили еще и мороженое. 

Проверяем технику. Раскладываем печатные материалы.

Баннер для бокс-трибуны оказался настолько мятым, что пришлось срочно искать... фен и расправлять заломы буквально на месте. 

Не обходится и без сюрпризов. Ресторан, где был забронирован обед, отвечал так неспешно, что в какой-то момент стало проще доехать туда лично и решить все вопросы на месте. 

Еще одна важная задача — предупредить всю компанию, что завтра у нас гости. И дело совсем не в том, чтобы убрать грязные кружки со столов, хотя это тоже полезно. Большая часть дня пройдет в кафетерии — сердце нашего офиса. Поэтому коллегам важно понимать, как лучше спланировать свой день и на какое время стоит перенести обеденный перерыв.

День открытых дверей

К одиннадцати часам в кафетерии уже слышны разговоры. Кто-то приехал из соседнего региона и впервые оказался в нашем офисе. Кто-то давно работает с продуктами Лабмедиа и решил наконец посмотреть, кто стоит по ту сторону экрана. Кто-то успел познакомиться еще за кофе, а кто-то пока только присматривается к соседям по столику.

Пожалуй, именно так и должно начинаться мероприятие, где главная ценность — общение.

Не офис, а место, где рождаются продукты

После приветственного кофе отправляемся на экскурсию.

Показываем не только рабочие места, но и рассказываем, как устроены процессы внутри компании. Где рождаются идеи новых функций, как работают команды разработки, методисты, дизайнеры, специалисты поддержки и менеджеры проектов. По пути знакомим гостей с руководителями подразделений — теми людьми, с которыми многие раньше общались только в переписке или на онлайн-встречах.

Такие экскурсии всегда проходят по-разному. Кто-то интересуется устройством команд, кто-то — процессами разработки, кто-то неожиданно спрашивает, сколько кружек кофе выпивает программист за день. На такие вопросы тоже честно отвечаем.

Делимся опытом, а не только рассказываем о продуктах

После экскурсии гости собрались на серию докладов и практических выступлений.

Мария Мосеева открыла программу докладом «Какая у вас культура обучения? Как и зачем внедрять платформу дистанционного обучения в компании». Поговорили о различиях LMS и LXP, о том, почему обучение должно строиться вокруг человека, а не системы, и почему настоящую мотивацию нельзя навязать — для нее можно только создать подходящую среду.

Следом выступила Анастасия Айбадуллаева с темой  «ИИ или не ИИ: традиционные методы разработки курсов против роботов». Главная мысль — искусственный интеллект не заменяет методиста, а становится его помощником, позволяя быстрее создавать качественные курсы.

Затем гости приняли участие в мастер-классе «Автоматизация разработки контента и обучения сотрудников на продуктах Лабмедиа» всего за полчаса вместе с экспертами создали основу электронного курса с помощью ДелайКурс и нейросетей, а также собрали карту «Геймифицированное обучение» для менеджеров по продажам.

Доклад Натальи Лебедевой «Ассорти адаптации на примере программ для новых сотрудников Лабмедиа» был посвящен тому, как сделать первые недели сотрудника в компании понятными, комфортными и действительно полезными.

Завершила серию выступлений приглашенный спикер Оксана Субботина. В докладе «Не заставить, а вовлечь!» она поделилась опытом использования геймификации для вовлечения молодежи в обучение и профессиональное развитие.

Финальной точкой официальной программы стал круглый стол, который модерировал Александр Рябинин, «Готовим ИИ-шницу: обсуждаем применение нейросетей в обучении», где участники продолжили обсуждение уже в формате открытого диалога.

Когда официальная программа заканчивается

Официальная часть завершена, но расходиться никто не спешит.

За фуршетом продолжаются разговоры, появляются новые знакомства, обсуждаются идеи будущих проектов. Кто-то подходит к спикерам с вопросами, которые не успел задать во время выступлений, кто-то договаривается о новых встречах, а кто-то просто делится впечатлениями от дня.

Перед отъездом мы вручаем гостям небольшие подарки — в знак благодарности за то, что провели этот день вместе с нами.

День открытых дверей — это возможность не только показать Лабмедиа, но и посмотреть на себя глазами клиентов. Услышать вопросы, которые не приходят в голову внутри компании, получить честную обратную связь и понять, что действительно важно людям.

Поэтому, когда очередной день открытых дверей заканчивается, мы почти сразу начинаем думать о следующем. Значит, совсем скоро снова откроем двери нашего офиса для тех, кому интересно заглянуть за кулисы разработки корпоративного обучения.